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外交机构档案管理系统是指专门用于管理外交机构（如使领馆、大使馆等）所涉及的文件、资料、文献等档案的一种信息管理系统。该系统主要包括档案的数字化、分类、归档、保管、检索等功能，可以帮助外交机构更高效地管理档案，并保障档案的安全性、完整性和可访问性。同时，外交机构档案管理系统也可以作为外交工作的重要参考和支持，为外交决策提供有力的依据和参考。
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